AI 工具：查詢、改期和取消預約

你的 AI 不只能建立新預約，還能透過任何已連接的訊息管道告訴潛在客戶預約時間、修改預約時間或取消預約。

這兩個 AI 工具有不同的作用，需要配合使用：

• 查詢預約：查找目前潛在客戶已記錄的預約。這個工具只負責讀取預約，不會修改日曆。
• 預約預訂：檢查空檔並建立新預約。如需改期或取消，它會更新或刪除「查詢預約」找到的預約。

如果沒有「查詢預約」，AI 可能不知道應該修改哪一個預約，也可能誤建重複預約。

「查詢預約」的作用

「查詢預約」是唯讀工具，可以讓 AI：

• 告訴潛在客戶預約安排在什麼時候。
• 在改期或取消前找到正確的預約。
• 當潛在客戶有多個預約時，請對方選擇要處理哪一個。
• 避免誤建重複預約。

潛在客戶不需要提供日曆確認連結或活動連結。

改期流程

當潛在客戶要求更改預約時間時，AI 會：

1. 使用「查詢預約」找到目前預約。
2. 如果有多個預約，詢問要修改哪一個。
3. 檢查新的時間是否有空檔。
4. 請潛在客戶確認新的時間。
5. 使用「預約預訂」更新原有的 Google Calendar 活動。
6. 確認更新後的日期和時間。

系統會更新原有活動，而不是建立第二個活動。如果 AI 沒有提供新的標題或參與者，原有資料會保留。

如果已啟用向參與者傳送日曆邀請，Google Calendar 也會向參與者傳送更新後的邀請。

取消流程

當潛在客戶要求取消預約時，AI 會：

1. 使用「查詢預約」找到有效預約。
2. 如果有多個預約，詢問要取消哪一個。
3. 請潛在客戶確認取消。
4. 使用「預約預訂」從 Google Calendar 刪除所選活動。
5. 確認預約已取消。

設定方法

第 1 步：確認「預約預訂」已設定

開啟負責預約對話的 AI 員工，確認預約預訂已啟用，並連接到正確的 Google Calendar。

如果尚未設定，請先閱讀 Google Calendar 預約設定指南。

第 2 步：新增「查詢預約」

1. 開啟 AI 員工並前往 AI 工具。

開啟 AI 員工並選擇 AI 工具分頁

2. 點擊新增工具。

在 AI 工具中點擊新增工具

3. 選擇查詢預約。

搜尋查詢預約並選擇該內建工具

4. 保持工具啟用，然後點擊儲存。

保持查詢預約啟用並儲存工具

「查詢預約」不需要另外連接 Google Calendar。它會讀取 ABC Sales AI 已為目前潛在客戶記錄的預約。

在系統提示詞中新增指令

複製以下範例並貼到 AI 員工的系統提示詞中。你可以根據自己的預約流程調整內容。

上線前測試

使用一個測試潛在客戶確認完整流程：

1. 建立一個預約，然後詢問「我的預約是什麼時候？」。
2. 要求改到另一個有空檔的時間，確認系統更新原有日曆活動，而且沒有建立重複活動。
3. 要求取消預約，確認所選活動已從 Google Calendar 中刪除。

AI 應完成以上 3 個操作，而且不會要求潛在客戶提供日曆活動連結。

常見問題

上線前檢查清單

• 「預約預訂」已啟用並連接 Google Calendar。
• 同一個 AI 員工已啟用「查詢預約」。
• 系統提示詞包含查詢、改期和取消指令。
• 測試預約可以被查詢、改期和取消。
• AI 不會要求潛在客戶傳送活動連結。