Google Calendar 預約設定

如果你經營的是預約制生意，你一定熟悉這種挫折感：客戶告訴你他們偏好的時間，你手動查看 Google Calendar，之後再回覆對方。就在這個時間差裡，客戶可能失去興趣，或者轉頭預約了競爭對手。本指南將教你如何設定 Appointment Booking（預約預訂）AI 工具，讓你的 AI 即時檢查日曆、核實空檔並立即完成預約，全程無需人工介入。

Google Calendar Booking Setup

當某個時段已被占用時，AI 還能建議其他可用時間、傳送日曆邀請、自動產生 Google Meet 連結，並將所有預約詳情儲存在 ABC Salesbot 中。

運作原理：雙工具組合

此功能由兩個協同運作的 AI 工具實現：

• Appointment Booking（預約預訂）： 檢查日曆空檔，並在 Google Calendar 中建立預約。
• Appointment Scheduler（預約排程）： 為客戶訂閱自動化（用於傳送提醒）、套用標籤，並透過電子郵件通知你的經理。

要實現完整的預約流程，兩個工具都需要設定。請按照下面的順序進行。

第一部分：設定 Appointment Booking AI 工具

第 1 步：新增工具

• 前往 AI Agent，開啟你的預設 AI 業務員工。
• 進入 AI Tools（AI 工具）。
• 點擊 Add Tool（新增工具），然後點擊 Select Tool（選擇工具）。
• 向下捲動並選擇 Appointment Booking。

第 2 步：設定工具名稱與描述

• Tool Name（工具名稱）： 取一個非常清晰、具體的名稱，例如：Do Education Meeting Booking。這有助於 AI 準確理解該工具的用途。
• Description（描述）： 點擊介面中提供的範例描述，複製整段範例並貼到描述欄。暫時無需自訂，直接原樣貼上即可。

第 3 步：連接 Google Calendar

• 向下捲動到 Required Configurations（必要設定）。
• 點擊黃色的 "Manage Google Calendar Connections"（管理 Google Calendar 連接）按鈕。
• 點擊 Add Connection（新增連接）。
• 選擇你要用於存取 Google Calendar 的電子郵件帳戶。
• 當 Google 請求權限時，點擊 Continue（繼續）。
• 點擊 Allow（允許），讓 ABC Salesbot 存取你的日曆。
• 你會看到一則成功訊息，確認該電子郵件已連接。

第 4 步：返回並完成工具設定

• 回到 AI Agent，然後進入 AI Tools。
• 再次點擊 Add Tool 並選擇 Appointment Booking。
• 再次輸入相同的工具名稱：Do Education Meeting Booking。
• 再次複製並貼上範例描述。
• 向下捲動，你現在會看到剛才連接的電子郵件帳戶。選擇它。

第 5 步：選擇你的日曆

• 選擇電子郵件後，你會看到一個日曆選擇下拉選單。
• 建議：選擇與你所連接電子郵件地址相同的日曆。這能確保 AI 可以存取該日曆中的所有行程。

第 6 步：設定時區與工作時間表

• Timezone（時區）： 選擇你的時區，例如 Asia/Kuala Lumpur (GMT+8)，或你所在國家的時區。
• Work Schedule（工作時間表）： 設定你的營業時間（客戶可預約的時段）。例如營業時間為上午 10 點到下午 6 點，則將開始時間設為 10:00 AM，結束時間設為 6:00 PM。點擊時鐘圖示可修改時間。
• Weekend Availability（週末可預約）： 預設週六和週日為休息日。如果你希望客戶可以預約週末時段，請啟用 Saturday（週六）或 Sunday（週日）。

第 7 步：設定選填項目（重要！）

向下捲動到 Optional Configurations（選填設定）。這些內容必須填寫。

A. Look Ahead Days（可查看天數）

• AI 可以檢查未來多少天內的空檔。
• 範例：如果設定為 30 天，今天是 1 月 13 日，AI 可以檢查 1 月 13 日至 2 月 12 日之間的空檔。
• 建議：30 天。最大值：365 天（一年）。

B. Default Duration（預設時長）

• 每次預約的時長，以分鐘為單位。
• 範例：2 小時的會議請輸入 120（而不是 "2"）。
• 最大值：480 分鐘（8 小時）。

C. Minimum Advance Notice（最短提前預約時間，以小時為單位）

• 每次預約你需要多少提前通知時間。
• 範例：如果設定為 3 小時，而目前時間是上午 9 點，客戶就無法預約中午 12 點之前的時段，只能預約 12 點及之後的時間。
• 這能給你留出準備時間。最大值：168 小時（7 天）。

D. Maximum Advance Notice（最長提前預約時間，以小時為單位）

• 客戶最遠可以提前多久預約。
• 範例：設定為 168 小時（7 天）表示客戶只能預約未來 7 天內的時段。
• 建議：240 小時（10 天）或 336 小時（14 天）。
• 這能防止客戶預約太遠的日期，導致到時忘記赴約。

E. Default Location（預設地點）

• 會議舉行的地點。
• 線上會議：輸入 Online。
• 實體會議：輸入實際地址（例如 KLCC, Kuala Lumpur 或你的辦公室地址）。

F. Excluded Dates（排除日期）

• 新增你不接受預約的日期（國定假日、休假日等）。
• 每個排除日期點擊一次 Add Date（新增日期）。可以新增多個日期。

第 8 步：會議連結與日曆邀請

兩個重要開關：

• Create meeting link automatically（自動建立會議連結）： 僅在進行線上會議時開啟。開啟後會自動產生 Google Meet 連結並儲存到 ABC Salesbot。實體會議請關閉。
• Send calendar invitations to attendees（向參與者傳送日曆邀請）： 無論線上還是實體會議都保持開啟。客戶會透過電子郵件收到日曆邀請。

第 9 步：儲存工具

點擊 Save（儲存）。你的 Appointment Booking 工具現已建立完成。

第二部分：為預約預訂設定系統提示詞

第 1 步：複製系統提示詞範本

在你的系統提示詞中使用此範本。如有需要，可以改進其中的 Special Scenario（特殊情境）部分。

以下範本請保持英文原樣複製貼上到產品中使用（無需翻譯）：

When the customer wants to book (MEETING TITLE), execute (TOOL NAME):

Default title: "MEETING TITLE"

Default location: "LOCATION"

Default duration: "DURATION IN MINUTES"

Special Scenario:

If the time the customer asks for is booked, return a range of available times.

If the time is closed, like Saturday or Sunday, reply: "This day is closed. Would you like to proceed with another day?"

第 2 步：填寫你的資訊

替換括號中的內容：

• (TOOL NAME)： 原樣複製你的工具名稱，例如 Do Education Meeting Booking。
• (MEETING TITLE)： 例如 Education Meeting。
• (LOCATION)： 必須與你在 AI Tools 中設定的完全一致（例如 Online 或 KLCC, Kuala Lumpur）。
• (DURATION IN MINUTES)： 必須與你在 AI Tools 中設定的完全一致（例如 120）。

範例。以下內容請保持英文原樣複製貼上使用（無需翻譯）：

When customer wants to book (Education Meeting) execute this tool (Do Education Meeting Booking). Default title: "Education Meeting". Default Location: "Online". Default Duration: 120 minutes. Special Scenario: If the time that customer asked is booked, return a range of available time. If the time is closed, like Saturday or Sunday, reply "This day is closed, would you like to proceed with Monday...."

第 3 步：加入你的系統提示詞

• 進入你的 System Prompt（系統提示詞）設定。
• 如果你已有分步驟的系統提示詞，將此內容作為其中一個步驟加入（通常放在接近結尾的位置）。
• 如果你的提示詞比較簡單，直接加入這一段即可。
• 點擊 Save（儲存）。

第三部分：設定 Appointment Scheduler AI 工具（組合技！）

Appointment Booking 工具負責建立預約，Appointment Scheduler 工具負責後續的自動化、貼標籤，以及最重要的：通知經理。兩者協同運作。

第 1 步：建立 Appointment Scheduler 工具

• 前往 AI Tools。
• 點擊 Add Tool，然後點擊 Select Tool。
• 找到並選擇 Appointment Scheduler。

第 2 步：設定工具名稱與描述

• Tool Name（工具名稱）： 輸入一個清晰的名稱，例如 Schedule Education Meeting。
• Description（描述）： 複製介面中提供的範例並貼上。

第 3 步：自訂描述

貼上後你會看到一些占位內容，請進行自訂：

• 新增自動化 ID： 將 "Add automations with IDs test-1 and test-2" 改為 {}（稍後在第四部分填寫）。
• 設定預約日期自訂欄位： 刪除這一整行（Appointment Booking 工具已經處理了這一項）。
• 套用標籤： 將標籤改為有意義的名稱，例如 "Book Education Meeting"。

最終描述範例。以下內容請保持英文原樣複製貼上使用（無需翻譯）：

Use this tool to schedule an appointment for the lead. Add automations with ID {education-meeting-reminder-212}, and apply the 'Booked Education Meeting' tag. Don't need to tell user the reason the tool failed if it did.

第 4 步：儲存工具

點擊 Save。

第四部分：建立你的自動化並進行關聯

第 1 步：建立一個自動化

• 前往 Automations（自動化）。
• 建立一個新的自動化（例如 Education Reminder）。
• 從 URL 或自動化設定中複製 Automation ID（自動化 ID）。

第 2 步：將自動化 ID 加入 Appointment Scheduler

• 回到 AI Tools，開啟 Appointment Scheduler。
• 找到你之前填寫 {} 的位置。
• 替換為你複製的實際 ID，例如 {education-meeting-reminder-212}。
• 點擊 Save。

第五部分：在系統提示詞中加入 Appointment Scheduler

第 1 步：加入排程指令

將以下內容加入你的系統提示詞中，通常緊跟在預約預訂部分之後。以下範本請保持英文原樣複製貼上使用（無需翻譯）：

After the customer confirmed their (MEETING TITLE) appointment, execute this tool (TOOL NAME) to notify manager. Add automations with IDs {AUTOMATION ID}, apply the 'TAG NAME' tag. Send the notifications to user's email. Don't need to tell user the reason the tool failed if it did.

第 2 步：自訂範本

替換以下內容：

• (MEETING TITLE)： 例如 Education Meeting（應與第二部分中的標題一致）。
• (TOOL NAME)： 原樣複製，例如 Schedule Education Meeting。
• (AUTOMATION ID)： 貼上你複製的自動化 ID。
• (TAG NAME)： 例如 Book Education Meeting。

範例。以下內容請保持英文原樣複製貼上使用（無需翻譯）：

After the customer confirmed their "Education Meeting" appointment, execute this tool (Schedule Education Meeting) to notify manager. Add automations with IDs {education-meeting-reminder-212}, apply the 'Booked Education Meeting' tag. Send the notifications to user's email. Don't need to tell user the reason the tool failed if it did.

第 3 步：儲存

在你的系統提示詞設定中點擊 Save。

第六部分：測試你的設定

第 1 步：傳送測試訊息

前往你的收件匣（Inbox），向你的 AI 傳送一則測試訊息，例如："I want to book tomorrow 9 AM appointment"（我想預約明天上午 9 點）。

第 2 步：觀察 AI 的運作過程

AI 將會：

• 檢查你的 Google Calendar 明天上午 9 點是否有空檔。
• 如果該時段已被占用，AI 會告訴你占用到幾點，並建議其他可用時間。例如：「明天上午 9 點的時段已被占用，從上午 10 點占用到 10 點 30 分。你可以改為預約上午 10 點 30 分。」
• 如果有空檔，則繼續完成預約。

第 3 步：繼續對話

如果你接受了替代時間（例如 "10:30 AM"）：

• AI 會詢問你的電子郵件地址（用於傳送日曆邀請）。
• 提供你的電子郵件。
• AI 會請你確認預約。
• 輸入 "confirm"（確認）。

第 4 步：核實預約結果

確認後，請檢查三個地方：

• 你的電子郵件： 你應該會收到一封日曆邀請。
• Google Calendar： 預約應出現在正確的日期和時間，包含潛在客戶的詳細資訊（姓名、電子郵件、WhatsApp 號碼），如果是線上會議還會附帶 Google Meet 連結。
• ABC Salesbot： 在收件匣中點擊該客戶的資料。Appointment Time（預約時間）自訂欄位應顯示日期和時間，Meeting Link（會議連結）自訂欄位應顯示 Google Meet 連結（僅限線上會議），客戶應已被貼上你的標籤（例如 Book Education Meeting），並且已訂閱你的自動化。

第七部分：設定提醒訊息

第 1 步：建立範本訊息

前往 Automations，為你的提醒自動化新增範本訊息。範例範本：

你好 variable_1（姓名），

你的預約已確認！

日期與時間：variable_2

會議連結：variable_3

到時見！

注意：如果你進行的是實體會議，請不要包含 meeting_link 變數。只使用 appointment_time，並手動加上地址。

第 2 步：設定自動化傳送時機

設定提醒傳送的時機：

• 預約前 1 天
• 預約前 1 小時
• 預約完成後立即傳送（確認訊息）

快速設定檢查清單

• 工具名稱： 清晰且具體（例如 Do Education Meeting Booking）
• 日曆： 使用與所連接電子郵件相同的日曆
• 時區： 與你的營業地點一致
• 工作時間表： 設定準確的營業時間
• Look Ahead Days（可查看天數）： 建議預設 30 天
• 預設時長： 以分鐘為單位（120 = 2 小時）
• 最短提前預約時間： 建議 3 到 5 小時
• 最長提前預約時間： 建議 240 小時（10 天）或 336 小時（14 天）
• 建立會議連結： 線上開啟，實體關閉
• 日曆邀請： 始終開啟

重要提醒

• 時間單位： 時長以分鐘為單位（例如 120 表示 2 小時），提前預約時間以小時為單位（例如 168 表示 7 天），可查看天數以天為單位（例如 30 表示一個月）。
• 一致性： 系統提示詞中的設定（標題、地點、時長）必須與你的 AI 工具設定完全一致。
• 雙工具組合： Appointment Booking 負責日曆，Appointment Scheduler 負責自動化和標籤。完整流程兩者缺一不可。
• 上線前先測試： 務必傳送測試預約，確認一切正常運作。
• 智慧排程： AI 不會只回答「沒有空檔」，它會檢查你的日曆並建議其他可用時間。
• 客戶資訊： 所有客戶資訊（姓名、電子郵件、電話）會自動出現在 Google Calendar 行程中。
• 自動化的威力： 使用排程工具自動傳送確認訊息、提前 24 小時提醒和提前 1 小時提醒。

常見問題

下一步

現在你已經了解 Google Calendar 預約功能，動手設定吧：

1. 連接 Google Calendar：前往 AI Tools，點擊 Add Tool，選擇 Appointment Booking，然後點擊 Manage Google Calendar Connections。
2. 設定 Appointment Booking 工具：設定你的營業時間、時區和會議相關設定。
3. 建立 Appointment Scheduler 工具，處理自動化和標籤。
4. 將兩個工具的指令加入你的系統提示詞。
5. 建立提醒自動化，並透過 Automation ID 進行關聯。
6. 全面測試：在不同時間傳送測試預約，確保一切正常。
7. 使用 appointment_time 和 meeting_link 變數設定提醒訊息。

如果你目前還在手動檢查 Google Calendar，這個功能將為你節省大量時間，並顯著提升你的預約轉換率。