預約型業務 AI 自動化指南

本文將說明如何使用 ABC Sales AI，將潛在客戶互動、需求診斷、確認預約及預約提醒的整個流程自動化。

Appointment Automation Overview

第 1 步：了解你的流程與宏觀藍圖

Understanding Your Process

客戶旅程總覽

在深入配置具體設定之前，讓我們先看看客戶與 AI 預約系統互動時的典型旅程。這有助於將所有環節如何協同運作視覺化。

從潛在客戶來源到完成赴約的預約客戶旅程

各階段說明：

潛在客戶來源： 潛在客戶最初互動的地方（例如：Facebook 廣告、網站對話小工具、Google 搜尋、轉介紹）
潛在客戶進入： 潛在客戶可以直接點擊 WhatsApp 按鈕，或儲存你的電話號碼並傳訊息進來。如果使用表單或 Google Sheet，潛在客戶的資訊可以透過連接器方式（例如：Webhook、Zapier、Google Appscript）進入 ABC Sales AI 應用程式。這會觸發 AI 預約自動化
AI 預約自動化： 專門的 AI 代理與潛在客戶互動、傾聽他們的疑慮、診斷他們的需求、提供資訊、處理異議，並嘗試預約（透過發送連結、使用 API 連接，或收集偏好時段供人工審核）。如果潛在客戶沒有立即預約，此自動化還包含追蹤訊息
預約確認： 當有人完成預約時，預約系統會將訊號傳回 ABC Sales AI（我們稍後會一起設定）
預約確認與提醒自動化： 此系統會自動發送赴約前提醒，並透過 WhatsApp 與潛在客戶互動以減少爽約。一旦預約完成（透過連結/API 自動完成，或由經理人工確認），活動詳情會傳回 ABC Sales AI。系統會發送確認訊息、排程提醒訊息，還有一個專門的 AI 隨時準備讓潛在客戶對赴約充滿期待
完成赴約： 客戶依約出席

第 2 步：確認/選擇預約系統

確認你的預約系統連接方式

根據以下評估，選擇符合你目前預約設定的情境，或最適合你公司的設定方式：

💡

AI 怎麼知道有人完成了預約？
我們會從預約應用程式收到一個「訊號」，透過 Google App Script 或 Zapier、Pabbly、N8N 傳送。

💡

什麼是 Google Appscript、Zapier、Pabbly、N8N？
把它們想像成應用程式之間信任的中間人，負責把訊號從一個應用程式轉譯給另一個。通常你只需要選用其中一個。

第 3 步：釐清需求並準備 ABC Sales AI

Preparation Video

在配置 AI 代理和自動化流程之前，這個關鍵的準備步驟能確保我們確認所需的具體資訊、釐清期望的互動策略，並在 ABC Sales AI 中設定基礎的自訂欄位。

A 部分：確認所需的資訊欄位

根據你的策略和業務需求，列出 AI 需要收集、或需要儲存的所有與預約相關的具體資訊（基本的姓名、電子郵件、電話除外）。如果你已經在表單中收集這些資訊（在你的網站、Google Form 等），這一點尤其重要。我們會讓這些資訊在 ABC Sales AI 應用程式中可用。

📅 預約詳情：

偏好的日期與時間
會議連結（如為線上，例如：Zoom、Google Meet）
服務類型/到訪原因
偏好的地點/地址（如為實體或到府服務）
偏好的服務人員/提供者

⚙️ 服務背景：

目前的狀況/工具/供應商
痛點或目標
急迫性/時程
預算範圍
頻率/週期性（一次性、每週、每月等）

👤 使用者個人資料：

組織資訊（公司名稱、規模或產業）
年齡/類別（年齡層、年級或客戶分群）
服務對象（服務是給誰的，例如：本人、孩子、車輛、住家）
特殊偏好（語言、服務人員性別等）
無障礙或醫療資訊

📝 選填欄位：

備註/特殊要求
優惠代碼/所選方案
轉介紹來源
文件上傳（照片、證件、報告等）

✅ 資格審核答案（如適用）：

用來評估適配度或準備度的自訂問題，例如：「你目前有在使用類似的服務嗎？」、「你是決策者嗎？」、「你準備好在接下來 X 週內開始進行嗎？」

B 部分：讓 ABC Sales AI 以自訂欄位保存這些資訊

接下來是強大的部分：我們的系統可以運用你收集的資訊，來個人化與潛在客戶的互動。這樣一來，你的 AI 就能記住客戶的關鍵細節。想像更聰明的 AI、自動發送預約提醒、續約或週年促銷等等。

第 4 步：建立涵蓋這一切的 AI 代理

首先要明確一點：我們需要兩組 AI 代理與追蹤訊息。想想這個流程：我們首先需要篩選潛在客戶，所以那個代理必須非常擅長回答問題和追蹤。接著另一個必須非常擅長服務和提醒。如果每個角色都能有一個專職的 AI 代理呢？

一個負責 預約前（篩選、說服並促成預約）
另一個負責 預約提醒（提醒並讓他們對赴約充滿期待）

讓我們先建立第一個：預約前 AI 代理。

但首先：定義你的預約策略

根據你在第 2 步確認或設定的預約方式，檢視下方相應的策略陳述。這定義了 AI 主要應如何運作，並將上面確認的資訊欄位納入考量。請記住這個策略，稍後配置 AI 代理時你會需要輸入它。

當你清楚寫下你的預約策略後，下一步就是將它輸入我們的 AI 代理產生器。想像一個會製作 AI 的 AI。🤯

使用我們的自訂 GPT 來建立 AI 超級簡單：只要告訴它你做什麼，你的代理就能在幾分鐘內建立完成。以下是如何運用預約策略輕鬆建立你的 AI 代理：

Create Your Booking AI Agent With The Custom GPT

這是自訂 GPT 的連結：salesbotsecrets.com/aitemplate

第 5 步：建立追蹤訊息

如果客戶已讀不回怎麼辦？或者他們根本沒有先傳訊息進來呢？我們會透過追蹤訊息範本主動聯繫他們。

如何建立有效的追蹤訊息？大多數的追蹤訊息只是一則無聊、沒有觸及痛點的訊息。如果你能在幾分鐘內建立一套勝過大多數的追蹤序列，只需審閱一下就能直接發送呢？

有兩種方式可以建立追蹤訊息。

方案 A：AI Manager（建議）

直接在 ABC Sales AI 中向 AI Manager 提出需求，例如：「為預約型業務建立一套包含歡迎、提醒和爽約挽回的追蹤序列。」它會草擬訊息、建立帶有正確變數的範本，並將它們接入你的自動化流程。

方案 B：自訂 GPT

以下是如何使用自訂 GPT 建立追蹤訊息：

Create Follow-Up Messages With The Custom GPT

這是自訂 GPT 的連結：salesbotsecrets.com/bookingtemplate

💡

在你複製貼上到自訂 GPT 的提示詞下方，加上這段話（請保持英文原文）："This is the instruction for an AI agent, can you extract the context from here? The follow up message is supposed to complement this AI Agent's job."

第 6 步：在自動化中整合所有環節

一個電話號碼可以有多個 AI 代理嗎？系統會聰明地挑選正確的 AI 來回覆嗎？可以：我們的做法是將 AI 代理與排程好的追蹤訊息放進一個自動化（一個「容器」）中，然後將每個潛在客戶分配到一個容器裡，讓他們獲得正確的 AI 加追蹤訊息。這裡就是你真正看見全貌、恍然大悟的時刻。

Combine AI Agent & Follow-Up Messages in an Automation

第 7 步：設定預約提醒自動化與行事曆觸發器

AI 怎麼知道有人預約了？這就是為什麼我們需要將一個「訊號」傳回給 AI。這個訊號由預約應用程式發送。做法如下：

Appointment Reminder Automation & Calendar Integration

提醒 AI 的提示詞格式（請以英文原文貼入自訂 GPT）："Can you modify the system prompt above, so that it is now customised to have the context that it is a reminder, its purpose is now to get people to show up on time, excited and prepared because they are now talking to people that have already booked the appointment."

適用於你預約系統的整合指南：

第 8 步：注入燃料（流量），與你的潛在客戶來源整合

現在你已經擁有一套讓客戶感覺天衣無縫的追蹤流程，終於可以為你的業務注入燃料（潛在客戶）了！以下是自動擷取潛在客戶聯絡資訊並讓 AI 自動追蹤的方法：

與 Google Sheet 整合
與 Google Form 整合（App Script）
與 GoHighLevel 整合
與 Zapier 整合（ClickFunnels、Facebook Lead Form 等）
使用全域預設自動化，處理直接進入 WhatsApp 的潛在客戶
建立預填訊息（按鈕與 wa.me 連結），讓你可以自動將潛在客戶分流到不同的自動化流程

第 9 步：測試與調整！

在這個步驟中，你要親自到潛在客戶進入的來源測試註冊。然後試著與 AI 對話。接著預約一次，看看接下來會發生什麼。你可以使用以下工具來調整 AI 並排除問題：

訊息傳送記錄（Message Delivery Log）
Zapier 執行歷史記錄
執行 App Script

準備就緒後，讓它正式上線，看看真實世界中人們如何回覆。一開始請把期望放低：到目前為止的測試都只是內部測試，我們還不知道人們實際會問什麼問題，也不知道 AI 是否具備那些知識。隨著時間推移，經過你的調整，它會越來越好。想像一個永遠不會離職的員工，隨著你的訓練和持續投入而進步，記得重要的細節，還會不時自動「升級」新技能（隨著我們升級應用程式）。

第 10 步：讓出色的 AI 更上一層樓

AI 已經在為你完成銷售，但你還可以這樣讓它升級：

讓 AI 自動貼標籤，方便你篩選出需要你關注的潛在客戶，並將標籤用於再行銷（潛在客戶標籤設定）
讓 AI 自動收集預約時間與地點，用於人工安排預約（潛在客戶資料擷取設定）
讓 AI 在條件觸發時，自動將潛在客戶從一個自動化移到另一個（潛在客戶自動化設定）

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