線上研討會（Webinar）AI 自動化指南

本指南將透過完整的逐步教學，引導你使用 ABC Sales Bot 為線上研討會建立一套由 AI 驅動的 WhatsApp 提醒和追蹤系統。只要仔細遵循這些指示，將這個強大的工具整合到你的銷售與行銷漏斗中，就能顯著提升出席率和轉換率。

第一階段：關鍵前置設定檢查清單

本指南假設你已將 WhatsApp 號碼連接到 ABC Sales Bot 平台。在繼續之前，請確保已完成以下關鍵步驟。

使用完整的雲端 API（而非共存模式）

雖然 WhatsApp 提供「共存模式」，但其預設吞吐量上限為每秒 5 則訊息。對於線上研討會而言，同時向大量觀眾發送即時提醒至關重要，這個低上限可能導致顯著延遲，進而影響你的出席率。

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所有與線上研討會相關的活動，請使用完整的雲端 API 設定，以確保高速訊息傳送。共存模式每秒 5 則訊息的上限可能會延誤你的提醒。

向 Meta 完成商家驗證

由於你的目標是向大量線上研討會報名者發送訊息，你必須提高每日訊息發送上限。這對於成功的線上研討會活動是不可妥協的。

前往你的 Meta 商家資產管理平台（Meta Business Portfolio），提交你的商業文件以完成驗證流程。這是突破初始低訊息發送上限的必要步驟。

取得銷售漏斗平台的存取權限

你將需要登陸頁面和漏斗建構軟體的管理員權限來設定整合。這可以是基於 GoHighLevel 的平台（如 SalesProcess）、其他平台如 ClickFunnels，甚至是 Google Form 加 Google Sheet 的組合。

準備你的 AI 訓練資料

為了有效訓練 AI，你需要為它提供正確的背景知識。你輸入的資料品質直接決定了 AI 回應的品質。請收集以下資料：

線上研討會報名頁面連結： 此頁面的內容將用於訓練「線上研討會提醒 AI」，讓它了解活動的主題、承諾和相關細節
產品頁面連結： 此頁面詳細介紹你銷售的產品。其內容用於訓練「銷售 AI」，讓它了解你的產品或服務特點、優勢和定價
線上研討會錄影逐字稿（選用但強烈建議）： 這是一個關鍵且富含背景資訊的資料。它同時用於訓練「提醒 AI」（如何營造興奮感）和「銷售 AI」（如何推銷、處理異議和解釋你的優惠）
如何取得逐字稿： 如果你沒有，請將你的錄影檔以「不公開」方式上傳到 YouTube，等待一天後，下載自動生成的字幕檔案。這對於英文內容效果最佳

第二階段：為線上研討會配置你的 AI 代理

現在，讓我們為你的 AI 助理注入生命。雖然平台也可以為客戶服務進行客製化，但本指南主要專注於「線上研討會提醒 AI」和「銷售 AI」。

前往「AI 代理（AI Agents）」： 在 ABC Sales Bot 儀表板中，找到「AI 代理」區塊
建立你的代理： 至少建立兩個代理：一個命名為「Webinar Reminder AI」（線上研討會提醒 AI），另一個命名為「Sales AI」（銷售 AI）
訓練你的代理： 在每個代理的設定中，有一個「系統提示詞（System Prompt）」或「知識（Knowledge）」區塊。你可以在這裡貼上第一階段收集的資料，以提供 AI 資訊
為關鍵字標籤配置 AI 工具： 設定根據關鍵字自動為潛在客戶貼標籤（詳見下方說明）
測試代理： 使用「測試（Test）」功能與你的代理聊天。不斷微調它們的系統提示詞，直到回應準確並符合你的品牌語氣

針對各自的角色訓練每個代理：

線上研討會提醒 AI： 使用你的報名頁面內容和逐字稿來訓練這個代理。其主要目標是讓客戶感到興奮、回答活動相關問題並確保他們出席
銷售 AI： 使用你的產品頁面內容和逐字稿來訓練這個代理。逐字稿富含你如何推銷和處理異議的背景資訊。這個 AI 的目標是在線上研討會推銷後完成銷售

有兩種方式可以為你的代理生成系統提示詞。

方案 A：AI Manager（建議）

在 ABC Sales AI 中，把你的登陸頁面和線上研討會逐字稿交給 AI Manager。它會為兩個代理生成結構良好的系統提示詞，還能建立你稍後將使用的訊息範本。

方案 B：自訂 GPT

你可以使用我們在 salesbotsecrets.com/aitemplate 的自訂 GPT，處理你的原始資料（登陸頁面文字、逐字稿），並為你的代理生成強大、結構良好的系統提示詞。這也有助於建立你稍後將使用的訊息範本。

設定關鍵字標籤

這個強大的功能允許 AI 根據使用者傳送的關鍵字，自動為潛在客戶貼上標籤：

在 AI 代理設定中，找到「AI 工具（AI Tools）」區塊
點擊「新增工具（Add Tool）」並選擇 Lead_Tagging
在描述中給予清晰的指令。例如：「當使用者傳送像 'secure' 或 'vip' 這樣的關鍵字時，將他們標記為 'interested'。」

這是轉換策略的核心部分，讓你能夠即時辨識和分類那些回應你在線上研討會中行動呼籲（CTA）的熱門潛在客戶。例如，展示優惠並說「如果你想要更優惠的方案，請回覆 SECURE」，在他們回覆後，再請他們在線上研討會聊天框中輸入「done」。這能區分出對你的優惠高度感興趣的人，以便在他們沒有立即報名時，對他們進行不同的追蹤（例如：請真人助理打電話給他們）。

第三階段：自動化你的線上研討會訊息

在這裡，我們將設定要發送給潛在客戶的自動化訊息。

建立訊息範本

在 ABC Sales Bot 中前往「範本（Templates）」區塊，點擊以建立一個新的範本
使用變數來撰寫訊息，以實現動態內容。例如：「嗨 {{1}}！感謝你註冊 {{2}} 的線上研討會。我們到時見！」
提交範本以供 Meta 審核

了解「實用性（Utility）」與「行銷（Marketing）」分類：

實用性（Utility）： 這些是任務關鍵型的訊息，使用者因為採取了特定行動而預期會收到（例如：註冊確認、密碼重設）。它們屬於交易性質，具有最高的傳送率
行銷（Marketing）： 這些是旨在暖化潛在客戶、推廣優惠或促成銷售的促銷訊息。Meta 對它們的分類不同，它們更昂貴，且受到更嚴格的規則約束
目標： 以 Meta 能將其歸類為「實用性」的方式撰寫你的關鍵訊息（如確認和「現在開始」提醒），以確保它們能被傳送。在這些特定的範本中，請避免使用促銷語言

建立自動化流程

前往「自動化（Automations）」區塊，建立一個新的流程
新增步驟，以在預定的時間發送你已通過審核的範本
實施 AI 代理切換（見下方）

在排程多個被 Meta 歸類為「行銷」的訊息時，請務必小心。如果你在 24 小時內向一個使用者發送過多行銷訊息，後續的訊息很可能會傳送失敗。請優先處理關鍵的、實用性質的溝通。

實施 AI 代理切換：

在自動化流程設定中，將「線上研討會提醒 AI」設為從潛在客戶註冊的那一刻起就啟用
設定一個規則，讓「銷售 AI」在你於線上研討會中開始推銷時接管。這確保與銷售相關的查詢會由受過正確訓練的 AI 處理

人員可以透過兩種方式進入自動化流程：手動新增（例如：你將他們匯入系統並選擇要加入的自動化流程），或透過觸發器自動進入（來自你漏斗的 Webhook，將在下一階段進行配置）。

第四階段：與你的銷售漏斗整合

此步驟將自動把潛在客戶資訊從你的漏斗（例如：WebinarJam、ClickFunnels、GoHighLevel）發送到 ABC Sales Bot。

方法 A：適用於基於 GoHighLevel 的平台（例如：SalesProcess、Automatic Sales）

前往你的自動化工作流程： 在你基於 GoHighLevel 的平台中，開啟在潛在客戶提交資訊後觸發的自動化流程
新增 Webhook 步驟： 在你的工作流程中新增一個動作並選擇「Webhook」
設定方法： 設定為 POST
設定網址： 前往 ABC Sales Bot 中的「整合（Integrations）」頁籤，複製 Webhook 網址並貼到這裡
新增授權標頭（Authorization Header）： 在 Webhook 步驟的「標頭（Headers）」區塊中，新增一個標頭，鍵（Key）為 Authorization，值（Value）則貼上你從 ABC Sales Bot「整合」頁籤複製的 API 密鑰
配置資料負載： 從 ABC Sales Bot 的「整合」頁籤複製範例負載（Example Payload），並貼到 Webhook 步驟的「原始主體（Raw Body）」區塊
對應欄位： 將範例資料替換為你平台的動態聯絡人欄位
對應自動化 ID： 在資料負載中，找到 subscribe 欄位。前往 ABC Sales Bot 中的自動化流程，複製其專屬 ID 並貼到這裡
測試並發布： 儲存 Webhook 步驟並發布你的工作流程

方法 B：透過 Zapier 整合其他平台（例如：ClickFunnels、WebinarJam）

觸發器設定（Zapier）： 在 Zapier 中，建立一個新的 Zap。將觸發器設定為你的漏斗平台中的「New Webinar Registration」（新線上研討會註冊，例如：WebinarJam）或「New Contact Activity」（新聯絡人活動，例如：ClickFunnels）
淨化電話號碼（建議用於 ClickFunnels）： 新增一個「Code by Zapier」步驟並選擇「Run Javascript」。在「輸入資料（Input Data）」區塊中，新增一個名為 phone（全部小寫）的欄位，並將其對應到你觸發器中的電話號碼欄位，然後貼上下方的正規化程式碼
動作設定（Zapier）： 新增最後一個動作步驟，並搜尋「ABC Sales AI」應用程式。選擇「Create or Update Lead」（建立或更新潛在客戶）事件
連接帳號： 使用你從 ABC Sales Bot 儀表板「整合」頁籤取得的 API 密鑰來連接你的帳號
對應欄位： 將潛在客戶名稱、電子郵件和電話對應到你觸發器步驟中的相應欄位。電話號碼部分，請使用來自「Code by Zapier」步驟的 formattedPhone 輸出
新增標籤： 新增標籤來區分你的潛在客戶（例如："SGA Buyer"、"Webinar May 2025"）
要新增的自動化： 複製你在 ABC Sales Bot 中所需的「提醒」自動化流程的專屬 ID，並貼到這裡
要移除的自動化（針對買家）： 如果這個 Zap 是針對新買家，複製你的「提醒」或「銷售追蹤」自動化流程的 ID，並貼到這裡，以將他們自動從追蹤序列中移除。你可以用逗號分隔多個 ID
測試並發布： 測試 Zap，然後開啟它

第五階段：提高出席率與轉換率的策略

提高出席率的最佳實踐

1. 立即確認

在潛在客戶註冊後立即發送自動化的 WhatsApp 確認訊息。這能讓潛在客戶開始認可並信任你的 WhatsApp 號碼，降低他們日後封鎖或回報為垃圾訊息的可能性。它確認了他們的註冊，並為未來的溝通設定了預期。

2. 策略性提醒頻率（最重要的 5 則訊息）

限制提醒的數量，尤其是在活動當天，以避免觸發 Meta 的垃圾訊息過濾器。一個經證實有效的序列是：

立即確認： 註冊後立即發送
活動預告（活動前 1 天）： 一則基於價值或營造興奮感的訊息
提醒（活動前 1 到 3 小時）： 活動開始前的最後提醒
「現在開始（Live Now）」訊息： 活動開始的那一刻發送。這是至關重要的一則訊息
緊迫感訊息（開始後 15 分鐘）： 發送一則附上活動現場照片的訊息，營造 FOMO（錯失恐懼），吸引遲到者加入

優先發送幾則關鍵、時機得當的訊息，比發送過多訊息並冒著傳送失敗的風險更有效。

3. 鼓勵訊息互動

撰寫能促使回覆的訊息。簡單的問題或行動呼籲效果很好，例如：「你希望從這次挑戰中學到什麼？請回覆 A、B 或 C」或「如果你會準時參加，請回覆 'READY'」。互動（回覆）是向 Meta 發出的正面訊號。這能提升你 WhatsApp 號碼的健康度，降低訊息被標記為垃圾訊息的可能性。

4. 對關鍵訊息使用「實用性」範本

重新撰寫關鍵提醒（如「現在開始」訊息），保持語言的資訊性與直接性，使其被 Meta 歸類為「實用性」而非「行銷」。實用性訊息具有更高的傳送率，且較不易被 Meta 的系統限流，確保你最重要的訊息能順利送達。

提高轉換率的最佳實踐

1. 使用「關鍵字」行動呼籲來辨識熱門潛在客戶

在線上研討會的推銷環節中，不要只丟出結帳連結，而是使用 QR Code，請感興趣的潛在客戶傳送特定關鍵字（例如：「SECURE」）到你的 WhatsApp 號碼。這能立即區分出你最熱門的潛在客戶。現在你有一份高度感興趣的名單，即使他們沒有當場購買，你也可以透過「銷售 AI」直接追蹤他們。

2. 實施 AI 代理切換

配置你的自動化流程，使其在你預計開始銷售推銷前約 20 分鐘，從「提醒 AI」自動切換到「銷售 AI」。「銷售 AI」受過專門訓練，具備產品細節、定價和處理異議的腳本，因此當熱門潛在客戶在推銷期間提出問題時，他們能得到即時、以銷售為導向的回應。

3. 精準的會後追蹤

不要向所有報名者發送通用的追蹤訊息。在線上研討會結束後，前往 ABC Sales Bot 中的「潛在客戶（Leads）」頁籤，點擊「匯入（Import）」，選擇 Zoom 類型（研討會或會議）來上傳你的出席者報告（無需修改，直接上傳即可）。然後，你可以為出席者貼上標籤，並將他們新增到一個特定、精準的追蹤自動化流程。這能尊重未出席者的時間，並將你的銷售精力集中在最積極的潛在客戶上，減少被標記為垃圾訊息的風險。

4. 透過測驗或贈品重新啟動冷名單

為了提升你的 WhatsApp 號碼健康度並產生新的潛在客戶，發起一個重新啟動活動。向你現有的名單發送一封電子郵件，提供一份免費贈品（例如：清單、電子書）或一個測驗，他們可以透過發送訊息到你的 WhatsApp 號碼來獲取。這能讓潛在客戶主動發起對話，這是 Meta 高度重視的行為。它能暖化他們，並讓你能夠透過邀請他們參加你的下一個活動來進行後續追蹤，將你現有的資料庫轉化為新的、活躍的潛在客戶。

第六階段：管理週期性線上研討會活動

對於週期性的活動，遵循以下清單可節省時間：

複製自動化流程： 在 ABC Sales Bot 中，找到你上次活動的自動化流程，並使用「複製（Duplicate）」功能。為新活動重新命名
更新計時器與內容： 進入新的自動化流程，編輯每則預定訊息的計時器和訊息內容（日期、星期、Zoom 連結）
更新 AI 代理： 前往「AI 代理」區塊，使用新的線上研討會日期、時間和 Zoom 連結來更新知識庫
更新整合（Zapier/Webhook）： 在你的整合中，將新的自動化 ID 貼到資料負載中的 subscribe 欄位。更新任何標籤以反映新的活動

第七階段：疑難排解與常見問題

問題：我看到已發送的訊息旁邊有一個紅色的驚嘆號。 這表示訊息傳送失敗。點擊訊息即可查看問題所在。「維持健康的生態系統（Maintain a healthy ecosystem）」錯誤表示你在沒有收到回覆的情況下向該使用者發送了多則訊息。請專注於提高互動
問題：我看到潛在客戶身上有「AI 衝突（AI Conflict）」標籤，且 AI 停止了回覆。 這表示該潛在客戶同時處於由不同 AI 代理處理的兩個或多個自動化流程中。前往潛在客戶的個人檔案，將他們從不相關的自動化流程中移除
問題：Meta 暫停了我的 WhatsApp 帳號。 這通常發生在大量使用者封鎖你的號碼時。請檢視你的訊息策略，使其更具互動性，並始終取得明確的同意。你可以提交給 Meta 審核，如果你已這麼做但 48 小時後仍未收到回覆，可尋求我們團隊的協助
問：我該如何處理 AI 無法回答的客戶問題？ 在 AI 的系統提示詞中編寫一個備援指令。例如：「如果你不知道答案，請告訴使用者你將請真人專家協助，並請他們輸入 'ESCALATE' 這個詞。」當使用者輸入「ESCALATE」時，系統會透過電子郵件和行動應用程式通知你和你的團隊，以便真人接管對話