AI 工具：將客戶附件儲存到潛在客戶資料

儲存附件 AI 工具會把客戶在聊天中傳送的文件、圖片或影片，儲存到該客戶潛在客戶資料中的文件欄位。

例如，招聘用途的 AI 員工可以把候選人的履歷儲存到履歷欄位。銷售用途的 AI 員工可以把身分證明文件或付款收據儲存到正確的潛在客戶紀錄中。這樣，您的團隊就可以直接從潛在客戶資料找到文件，不需要回到對話裡翻找。

開始之前

您需要：

• 一個已連接訊息渠道的 AI 員工
• 管理 AI 員工和自訂欄位的權限
• 至少一個類型為文件的自訂欄位

這個工具支援儲存對話中收到的文件、圖片和影片。語音訊息和音訊檔案不會由此工具儲存。

步驟 1：建立文件欄位

1. 前往設定（Settings）。
2. 打開自訂欄位（Custom Fields）。
3. 點擊新增自訂欄位（Add Custom Field）。

公司設定頁面中的自訂欄位分頁和新增自訂欄位按鈕

4. 輸入清楚的名稱，例如履歷、身分證明文件或付款收據。
5. 選擇文件作為欄位類型。
6. 儲存該欄位。

自訂欄位表單，欄位類型選擇為檔案

如果目前還沒有文件欄位，您也可以在設定儲存附件工具時直接建立文件欄位。

步驟 2：新增儲存附件工具

1. 打開您要設定的 AI 員工。
2. 前往 AI 工具。
3. 點擊新增工具。

AI 員工中的 AI 工具分頁和新增工具按鈕

4. 選擇儲存附件。
5. 為工具設定一個明確名稱，例如儲存候選人履歷或儲存付款收據。

新增工具彈窗中已選擇儲存附件工具

儲存附件工具設定畫面，包含工具名稱、使用條件、可儲存欄位、啟用開關和儲存按鈕

步驟 3：選擇文件可以儲存到哪裡

在文件可儲存至下，選擇這個工具可以使用的文件欄位。

• 如果工具只應儲存到指定位置，請選擇一個或多個欄位。
• 如果要允許工具使用帳戶中的任何文件欄位，可以留空。

為了更好控制，建議只選擇該 AI 員工需要使用的欄位。

步驟 4：填寫工具說明

在工具設定中加入清楚說明，解釋 AI 什麼時候應該使用這個工具。說明哪一種客戶文件需要儲存，以及應該儲存到哪個欄位。

範例：

當候選人傳送履歷時，使用儲存候選人履歷工具將其儲存到履歷文件欄位。如果履歷欄位已經有不同文件，請先向候選人確認是否替換。

更新說明後，儲存該工具。

步驟 5：將說明加入系統提示詞

關鍵步驟：您必須把工具說明貼到系統提示詞中，告訴 AI 什麼時候執行這個動作。

1. 前往系統提示詞設定。
2. 加入指示，告訴 AI 什麼時候使用這個工具。

系統提示詞範例：

步驟 1：向候選人索取履歷。

步驟 2：當候選人傳送履歷時，使用儲存候選人履歷工具將其儲存到履歷文件欄位。如果履歷欄位已經有不同文件，請先向候選人確認是否替換。

更新系統提示詞後，儲存 AI 員工。

步驟 6：測試工具

1. 透過已連接的訊息渠道，傳送文件、圖片或影片給 AI 員工。
2. 使用目的明確的訊息，例如「這是我的履歷。」
3. 等待 AI 員工處理訊息。
4. 打開該客戶的潛在客戶資料。
5. 確認正確的文件欄位顯示已上傳文件，並且文件可以成功打開。

潛在客戶資料中顯示已儲存到文件自訂欄位的履歷文件

如果客戶一次傳送多個文件，AI 員工會先識別正確的文件，再進行儲存。

替換現有文件

如果欄位中已經儲存了不同文件，這個工具不會靜默替換。AI 員工必須先向客戶確認是否替換。客戶確認後，工具才可以替換舊文件。

再次傳送或處理同一個文件，不會在欄位中建立另一個副本。

常見問題