Google Calendar 预约设置

如果你经营的是预约制业务，你一定熟悉这种挫败感：客户告诉你他们偏好的时间，你手动查看 Google Calendar，之后再回复对方。就在这个时间差里，客户可能失去兴趣，或者转头预约了竞争对手。本指南将教你如何设置 Appointment Booking（预约预订）AI 工具，让你的 AI 实时检查日历、核实空档并立即完成预约，全程无需人工介入。

Google Calendar Booking Setup

当某个时段已被占用时，AI 还能建议其他可用时间、发送日历邀请、自动生成 Google Meet 链接，并将所有预约详情存储在 ABC Salesbot 中。

工作原理：双工具组合

此功能由两个协同工作的 AI 工具实现：

• Appointment Booking（预约预订）： 检查日历空档，并在 Google Calendar 中创建预约。
• Appointment Scheduler（预约调度）： 为客户订阅自动化（用于发送提醒）、应用标签，并通过电子邮件通知你的经理。

要实现完整的预约流程，两个工具都需要设置。请按照下面的顺序进行。

第一部分：设置 Appointment Booking AI 工具

第 1 步：添加工具

• 前往 AI Agent，打开你的默认 AI 销售员工。
• 进入 AI Tools（AI 工具）。
• 点击 Add Tool（添加工具），然后点击 Select Tool（选择工具）。
• 向下滚动并选择 Appointment Booking。

第 2 步：配置工具名称与描述

• Tool Name（工具名称）： 起一个非常清晰、具体的名称，例如：Do Education Meeting Booking。这有助于 AI 准确理解该工具的用途。
• Description（描述）： 点击界面中提供的示例描述，复制整段示例并粘贴到描述栏。暂时无需自定义，直接原样粘贴即可。

第 3 步：连接 Google Calendar

• 向下滚动到 Required Configurations（必要配置）。
• 点击黄色的 "Manage Google Calendar Connections"（管理 Google Calendar 连接）按钮。
• 点击 Add Connection（添加连接）。
• 选择你要用于访问 Google Calendar 的电子邮箱账户。
• 当 Google 请求权限时，点击 Continue（继续）。
• 点击 Allow（允许），让 ABC Salesbot 访问你的日历。
• 你会看到一条成功消息，确认该邮箱已连接。

第 4 步：返回并完成工具设置

• 回到 AI Agent，然后进入 AI Tools。
• 再次点击 Add Tool 并选择 Appointment Booking。
• 再次输入相同的工具名称：Do Education Meeting Booking。
• 再次复制并粘贴示例描述。
• 向下滚动，你现在会看到刚才连接的邮箱账户。选择它。

第 5 步：选择你的日历

• 选择邮箱后，你会看到一个日历选择下拉菜单。
• 建议：选择与你所连接邮箱地址相同的日历。这能确保 AI 可以访问该日历中的所有日程。

第 6 步：配置时区与工作时间表

• Timezone（时区）： 选择你的时区，例如 Asia/Kuala Lumpur (GMT+8)，或你所在国家的时区。
• Work Schedule（工作时间表）： 设置你的营业时间（客户可预约的时段）。例如营业时间为上午 10 点到下午 6 点，则将开始时间设为 10:00 AM，结束时间设为 6:00 PM。点击时钟图标可修改时间。
• Weekend Availability（周末可预约）： 默认周六和周日为休息日。如果你希望客户可以预约周末时段，请启用 Saturday（周六）或 Sunday（周日）。

第 7 步：配置可选设置（重要！）

向下滚动到 Optional Configurations（可选配置）。这些内容必须填写。

A. Look Ahead Days（可查看天数）

• AI 可以检查未来多少天内的空档。
• 示例：如果设置为 30 天，今天是 1 月 13 日，AI 可以检查 1 月 13 日至 2 月 12 日之间的空档。
• 建议：30 天。最大值：365 天（一年）。

B. Default Duration（默认时长）

• 每次预约的时长，以分钟为单位。
• 示例：2 小时的会议请输入 120（而不是 "2"）。
• 最大值：480 分钟（8 小时）。

C. Minimum Advance Notice（最短提前预约时间，以小时为单位）

• 每次预约你需要多少提前通知时间。
• 示例：如果设置为 3 小时，而当前时间是上午 9 点，客户就无法预约中午 12 点之前的时段，只能预约 12 点及之后的时间。
• 这能给你留出准备时间。最大值：168 小时（7 天）。

D. Maximum Advance Notice（最长提前预约时间，以小时为单位）

• 客户最远可以提前多久预约。
• 示例：设置为 168 小时（7 天）表示客户只能预约未来 7 天内的时段。
• 建议：240 小时（10 天）或 336 小时（14 天）。
• 这能防止客户预约太远的日期，导致到时忘记赴约。

E. Default Location（默认地点）

• 会议举行的地点。
• 线上会议：输入 Online。
• 线下会议：输入实际地址（例如 KLCC, Kuala Lumpur 或你的办公室地址）。

F. Excluded Dates（排除日期）

• 添加你不接受预约的日期（公共假期、休假日等）。
• 每个排除日期点击一次 Add Date（添加日期）。可以添加多个日期。

第 8 步：会议链接与日历邀请

两个重要开关：

• Create meeting link automatically（自动创建会议链接）： 仅在进行线上会议时开启。开启后会自动生成 Google Meet 链接并存储到 ABC Salesbot。线下会议请关闭。
• Send calendar invitations to attendees（向参与者发送日历邀请）： 无论线上还是线下会议都保持开启。客户会通过电子邮件收到日历邀请。

第 9 步：保存工具

点击 Save（保存）。你的 Appointment Booking 工具现已创建完成。

第二部分：为预约预订设置系统提示词

第 1 步：复制系统提示词模板

在你的系统提示词中使用此模板。如有需要，可以改进其中的 Special Scenario（特殊场景）部分。

以下模板请保持英文原样复制粘贴到产品中使用（无需翻译）：

When the customer wants to book (MEETING TITLE), execute (TOOL NAME):

Default title: "MEETING TITLE"

Default location: "LOCATION"

Default duration: "DURATION IN MINUTES"

Special Scenario:

If the time the customer asks for is booked, return a range of available times.

If the time is closed, like Saturday or Sunday, reply: "This day is closed. Would you like to proceed with another day?"

第 2 步：填写你的信息

替换括号中的内容：

• (TOOL NAME)： 原样复制你的工具名称，例如 Do Education Meeting Booking。
• (MEETING TITLE)： 例如 Education Meeting。
• (LOCATION)： 必须与你在 AI Tools 中设置的完全一致（例如 Online 或 KLCC, Kuala Lumpur）。
• (DURATION IN MINUTES)： 必须与你在 AI Tools 中设置的完全一致（例如 120）。

示例。以下内容请保持英文原样复制粘贴使用（无需翻译）：

When customer wants to book (Education Meeting) execute this tool (Do Education Meeting Booking). Default title: "Education Meeting". Default Location: "Online". Default Duration: 120 minutes. Special Scenario: If the time that customer asked is booked, return a range of available time. If the time is closed, like Saturday or Sunday, reply "This day is closed, would you like to proceed with Monday...."

第 3 步：添加到你的系统提示词

• 进入你的 System Prompt（系统提示词）设置。
• 如果你已有分步骤的系统提示词，将此内容作为其中一个步骤加入（通常放在接近结尾的位置）。
• 如果你的提示词比较简单，直接添加这一段即可。
• 点击 Save（保存）。

第三部分：设置 Appointment Scheduler AI 工具（组合技！）

Appointment Booking 工具负责创建预约，Appointment Scheduler 工具负责后续的自动化、打标签，以及最重要的：通知经理。两者协同工作。

第 1 步：创建 Appointment Scheduler 工具

• 前往 AI Tools。
• 点击 Add Tool，然后点击 Select Tool。
• 找到并选择 Appointment Scheduler。

第 2 步：配置工具名称与描述

• Tool Name（工具名称）： 输入一个清晰的名称，例如 Schedule Education Meeting。
• Description（描述）： 复制界面中提供的示例并粘贴。

第 3 步：自定义描述

粘贴后你会看到一些占位内容，请进行自定义：

• 添加自动化 ID： 将 "Add automations with IDs test-1 and test-2" 改为 {}（稍后在第四部分填写）。
• 设置预约日期自定义字段： 删除这一整行（Appointment Booking 工具已经处理了这一项）。
• 应用标签： 将标签改为有意义的名称，例如 "Book Education Meeting"。

最终描述示例。以下内容请保持英文原样复制粘贴使用（无需翻译）：

Use this tool to schedule an appointment for the lead. Add automations with ID {education-meeting-reminder-212}, and apply the 'Booked Education Meeting' tag. Don't need to tell user the reason the tool failed if it did.

第 4 步：保存工具

点击 Save。

第四部分：创建你的自动化并进行关联

第 1 步：创建一个自动化

• 前往 Automations（自动化）。
• 创建一个新的自动化（例如 Education Reminder）。
• 从 URL 或自动化设置中复制 Automation ID（自动化 ID）。

第 2 步：将自动化 ID 添加到 Appointment Scheduler

• 回到 AI Tools，打开 Appointment Scheduler。
• 找到你之前填写 {} 的位置。
• 替换为你复制的实际 ID，例如 {education-meeting-reminder-212}。
• 点击 Save。

第五部分：在系统提示词中加入 Appointment Scheduler

第 1 步：添加调度指令

将以下内容添加到你的系统提示词中，通常紧跟在预约预订部分之后。以下模板请保持英文原样复制粘贴使用（无需翻译）：

After the customer confirmed their (MEETING TITLE) appointment, execute this tool (TOOL NAME) to notify manager. Add automations with IDs {AUTOMATION ID}, apply the 'TAG NAME' tag. Send the notifications to user's email. Don't need to tell user the reason the tool failed if it did.

第 2 步：自定义模板

替换以下内容：

• (MEETING TITLE)： 例如 Education Meeting（应与第二部分中的标题一致）。
• (TOOL NAME)： 原样复制，例如 Schedule Education Meeting。
• (AUTOMATION ID)： 粘贴你复制的自动化 ID。
• (TAG NAME)： 例如 Book Education Meeting。

示例。以下内容请保持英文原样复制粘贴使用（无需翻译）：

After the customer confirmed their "Education Meeting" appointment, execute this tool (Schedule Education Meeting) to notify manager. Add automations with IDs {education-meeting-reminder-212}, apply the 'Booked Education Meeting' tag. Send the notifications to user's email. Don't need to tell user the reason the tool failed if it did.

第 3 步：保存

在你的系统提示词设置中点击 Save。

第六部分：测试你的设置

第 1 步：发送测试消息

前往你的收件箱（Inbox），向你的 AI 发送一条测试消息，例如："I want to book tomorrow 9 AM appointment"（我想预约明天上午 9 点）。

第 2 步：观察 AI 的工作过程

AI 将会：

• 检查你的 Google Calendar 明天上午 9 点是否有空档。
• 如果该时段已被占用，AI 会告诉你占用到几点，并建议其他可用时间。例如："明天上午 9 点的时段已被占用，从上午 10 点占用到 10 点 30 分。你可以改为预约上午 10 点 30 分。"
• 如果有空档，则继续完成预约。

第 3 步：继续对话

如果你接受了备选时间（例如 "10:30 AM"）：

• AI 会询问你的电子邮箱地址（用于发送日历邀请）。
• 提供你的邮箱。
• AI 会请你确认预约。
• 输入 "confirm"（确认）。

第 4 步：核实预约结果

确认后，请检查三个地方：

• 你的邮箱： 你应该会收到一封日历邀请。
• Google Calendar： 预约应出现在正确的日期和时间，包含潜在客户的详细信息（姓名、邮箱、WhatsApp 号码），如果是线上会议还会附带 Google Meet 链接。
• ABC Salesbot： 在收件箱中点击该客户的资料。Appointment Time（预约时间）自定义字段应显示日期和时间，Meeting Link（会议链接）自定义字段应显示 Google Meet 链接（仅限线上会议），客户应已被打上你的标签（例如 Book Education Meeting），并且已订阅你的自动化。

第七部分：设置提醒消息

第 1 步：创建模板消息

前往 Automations，为你的提醒自动化添加模板消息。示例模板：

你好 variable_1（姓名），

你的预约已确认！

日期与时间：variable_2

会议链接：variable_3

到时见！

注意：如果你进行的是线下会议，请不要包含 meeting_link 变量。只使用 appointment_time，并手动添加地址。

第 2 步：配置自动化发送时间

设置提醒发送的时机：

• 预约前 1 天
• 预约前 1 小时
• 预约完成后立即发送（确认消息）

快速设置检查清单

• 工具名称： 清晰且具体（例如 Do Education Meeting Booking）
• 日历： 使用与所连接邮箱相同的日历
• 时区： 与你的营业地点一致
• 工作时间表： 设置准确的营业时间
• Look Ahead Days（可查看天数）： 建议默认 30 天
• 默认时长： 以分钟为单位（120 = 2 小时）
• 最短提前预约时间： 建议 3 到 5 小时
• 最长提前预约时间： 建议 240 小时（10 天）或 336 小时（14 天）
• 创建会议链接： 线上开启，线下关闭
• 日历邀请： 始终开启

重要提醒

• 时间单位： 时长以分钟为单位（例如 120 表示 2 小时），提前预约时间以小时为单位（例如 168 表示 7 天），可查看天数以天为单位（例如 30 表示一个月）。
• 一致性： 系统提示词中的设置（标题、地点、时长）必须与你的 AI 工具设置完全一致。
• 双工具组合： Appointment Booking 负责日历，Appointment Scheduler 负责自动化和标签。完整流程两者缺一不可。
• 上线前先测试： 务必发送测试预约，确认一切正常运作。
• 智能排程： AI 不会只回答"没有空档"，它会检查你的日历并建议其他可用时间。
• 客户信息： 所有客户信息（姓名、邮箱、电话）会自动出现在 Google Calendar 日程中。
• 自动化的威力： 使用调度工具自动发送确认消息、提前 24 小时提醒和提前 1 小时提醒。

常见问题

下一步

现在你已经了解 Google Calendar 预约功能，动手设置吧：

1. 连接 Google Calendar：前往 AI Tools，点击 Add Tool，选择 Appointment Booking，然后点击 Manage Google Calendar Connections。
2. 配置 Appointment Booking 工具：设置你的营业时间、时区和会议相关设置。
3. 创建 Appointment Scheduler 工具，处理自动化和标签。
4. 将两个工具的指令加入你的系统提示词。
5. 创建提醒自动化，并通过 Automation ID 进行关联。
6. 全面测试：在不同时间发送测试预约，确保一切正常。
7. 使用 appointment_time 和 meeting_link 变量设置提醒消息。

如果你目前还在手动检查 Google Calendar，这个功能将为你节省大量时间，并显著提升你的预约转化率。